¿Qué es una carta comercial?

Una carta comercial es un documento formal, escrito y privado que tiene un fin comercial. Algunos de sus propósitos son el de mantener la comunicación entre diferentes empresas con el propósito de crear campañas de publicidad en conjunto o desarrollar estrategias de mercadeo, etc.; mantener un canal de comunicación con los proveedores para pedirles productos o solicitarles nuevas formas de pago, plazos o demás facilidades, o remitirles una queja por el incumplimiento de los plazos o la falta de una entrega, etc.; mantener comunicación con los clientes, ofreciéndoles promociones, facilidades de pago, cumplimiento en el pago de las cuotas o productos, recordarles fechas, etc.; mantener comunicación con el público para ofrecerles nuevos productos, para informar sobre nuevas políticas, para informar sobre promociones, etc.

Dado que la carta comercial es un documento emitido por o para una empresa, debe tener buena ortografía y conservar la coherencia y la cohesión. Esto puede lograrse mediante el uso adecuado y no repetitivo de los conectores textuales para encadenar el discurso. En el caso de que la carta sea escrita para levantar una queja o un reclamo, lo más recomendable es que vaya acompañada de pruebas como facturas, recibos, documentos, etc. Dado que, por lo general, hay dinero implicado entre las partes, es necesario que el sentido de la carta no se pierda, por lo que aconsejable que primero se realice un borrador y se edite para su impresión. Actualmente, esta clase de documentos son usuales por medios virtuales, como el correo electrónico.

¿Cuál es la estructura de una carta comercial?

La estructura usual que poseen las cartas comerciales es:

Encabezado: en este apartado se señala la fecha y el lugar en que fue escrita la carta, así como la entidad o la persona quien la escribe. Por ejemplo:

  • 16 de abril de 1997.
  • Córdoba, 17 de septiembre de 1969.
  • Santiago, Chile, 22 de mayo de 1989.
  • Fabricantes textiles asociados.
  • Bogotá, Colombia, 28 de febrero de 2001.

Destinatario: en este apartado, como su nombre lo indica, se coloca el nombre de la persona o de la empresa a la que va dirigida la carta comercial. Por ejemplo:

Saludo: en este apartado se saluda a la entidad o a la persona a quien va dirigida la carta comercial de manera formal. En español, el saludo va seguido de dos puntos y no de una coma, como ocurre en el inglés y otras lenguas. Por ejemplo:

  • Estimada Sra. Ángela:
  • Apreciados miembros de la junta:
  • Cordial saludo:
  • Señor William Ospina:

Introducción: en este apartado se indica el asunto por el cual se escribe la carta. Por ejemplo:

  • Nos acercamos a usted para informarle sobre la compra de un producto…
  • Nos dirigimos a ustedes para solicitar un presupuesto…
  • Con respecto a la venta de materiales de construcción…

Cuerpo o contenido: en este apartado se escribe la información que se quería comunicar. Por lo general, son los detalles del asunto antes mencionado.

Despedida: en este apartado, el autor de la carta se despide de la persona o la entidad a la que va dirigida la carta comercial. Por ejemplo:

  • Atentamente, Ricardo Piglia.
  • Atento a su respuesta, Seguros Ltda.
  • Con aprecio, Fundación internacional de la moneda.

Firma: en este apartado, se adjuntan los datos del autor de la carta o de la entidad, como la dirección, el número telefónico y el logo. Cuando las empresas tienen encargados para este tipo de comunicaciones, lo usual es que vaya la firma de ese encargado. Cuando el asunto es muy importante, la firma que aparece es la de los directivos de la entidad.